Email-guide 1.0

Forfatter: Zokum

Først publisert 14. mar 2006

Mail-adressen

Brukernavn

Alle medlemmer får adressen brukernavn@sysrq.no hvor brukernavn er det brukernavnet som ble spesifisert da en ble medlem av klubben. Dette er det samme som brukes når en laster opp hjemmesiden eller logger inn som shellbruker.

Hvordan lese mailen

Hvordan lese mailen på web

Den enkleste måten å lese mailen er ved å bruke http://webmail.sysrq.no Her får man kryptert email som man kan nå over hele verden. Per 01.01.07 er denne tjenesten midlertidig nede.

Lese mail direkte

Til litt mer avanserte brukere anbefaler vi å bruke "pine" eller "mutt" for å lese mailen. Dette er raskere og en har mulighet for mer avansert innstillinger. 
Steg 1, 4 og 10 er kun ved første gang. 

1. Last ned/innstaller putty fra http://ssh.sysrq.no om du ikke allerede har det.
2. Kjør programmet, koble til hostname: "sysrq.no", type: "ssh", port: "22". 
3. Trykk "open"
4. Aksepter SSH-kommunikasjonsnøkkelen.
5. Som 'login as' tast inn ditt brukernavgn, trykk så enter.
6. Passordet er det samme som email, trykk enter etter du har tasta det inn.
7. Vent til du får opp en "message of the day" og kommdolinjepromten.
8. Forstørr vinduet, 80*25 er litt lite.
9. Tast 'pine' for å lese email.
10. Første gang du starter opp kommer det som regel en velksomstmelding. Les denne.
11. Alle godtatte kommandoer i programet står nederst på skjermbildet.
12. Message index er innboksen din. bruk plogtegnet < for å navigere tilbake.
13. Avslutt med 'q' - logg ut ved å skrive 'exit'
Pine tar litt lenger tid å lære seg men er mye mye raskere å bruke til å håndtere mail samt at det støtter mye mer enn webmail gjør. En annen klient mange sverger til er mutt, men pine er den mest brukervennlige av de to.

Videresending

Mange mail-adresser å sjekke kan bli plagsomt. Vi anbefaler at du videresender all mail til valhall hvor man har tilnærmet ubegrensa med plass per dags dato. Skulle du dog ønske å videresede mail du mottar til sysrq (f.eks all klubbmail) så logg inn i henhold til pine-guiden men ved steg 9 skriver du i stedet:
echo "min-adresse@epostdomene.domene" > ~/.forward

Hardcore mail-lesing

SSH inn og bruk 
 cat /var/spool/mail/brukernavn | more

Hvordan sende en korrekt mail

Formatering/HTML

Mail skal generelt ikke inneholde html, må en ha med html-elementer så legg med en uformatert melding som er lesbar i klartekst først og så selve html-mailen. Det er mange som har mailprogram som ikke takler html og en vil ikke irritere mottakere.

Mailens overskrift

Mailens overkrift skal være beskrivende for mailens innhold slik at folk kan søke etter akkurat denne mailen i ettertid på grunnlag av tittelen.
Eksempler på emnetitler man bør unngå
"Viktig"
"Les dette"
"Se vedlegg"
"Til alle interesserte"

Forslag til fonuftige emnelinjer
Innkalling årsmøtet i SysRq 20.20.02
[VIKTIG] Lever inn regnskap for SysRq innen 10.07.02
Orientering om paintballklubben i kantina 20.03.02
Det viktigste er at emnebeskrivelse beskriver det mailen handler om, gjerne ved å bruke aktuelle ord en kan tenke seg folk søker etter. Eksempelvis klubbnavn, regnskap osv.

Hvordan sende mail til mange

I pine gå til adresse-linjen, bruk ctrl-r for å få "rich headers" og legg inn adresser osv ca slik: 
From    : Ditt navn 
To      : Alle medlemmer av mailinglista svenskevitser 
Cc      : 
Bcc     : bruker1@adresse.no, bruker2@adresse2.no, username@domain.com, somedude@domene.net,
          endaenfyr@adresse.co.uk, random@eller.no
Newsgrps:
Fcc     : sent-mail
Lcc     :
Attchmnt:
Subject : 10 nye svenskevitser.
Fordelen ved å gjøre det slik att en benytter BCC (Blindkopi) det betyr at ingen som mottar mailen vet hvem andre som mottok denne. Ved dette så unngår man problemer som at noen svarer til "alle" på lista eller at noen forwarder mailen og alle som er på mailinglista får videresendt mail-adressa si til totalt fremmede.

De som oppga mail-adressen oppga den til DEG og DEG alene og du skal IKKE sende mail til andre hvor din adresse fremkommer. Dette er et alvorlig tillitsbrudd og veldig uprofesjonelt. Å få vite noens mail-adresse er et prvilegium, gi den ikke ut til andre.

Blindkopi / BCC

Les forrige avsnitt om å sende ut mail til mange.

To og CC-feltene

Man skal bruke To-feltet til de primære mottakerne av mailen. Alle i to-feltet skal være mottakere som er inneforstått med at andre som mottar denne mailen også kan bli kontaktet direkte av andre som er i to-feltet.
Korrekt bruk:
To: Alle i dataklubben <medlemz0r@sysrku.no>

Feilaktig bruk:
To: Alle i dataklubben <medlemzor@sysrku.no>, stig@privatmail.no

Kort sagt, bruk sunn fornuft.

Email-etikette

Hvordan svare på mail

De fleste mailprogrammer har en reply funksjon. Unngå bruk av "SV: ". Dette er en ustandard ting som microsoft har innført i enkelte av sine klienter og er en pest og en plage for alle andre. Det står skrevet svart på hvitt i RFCen at dersom man svarer på en mail skal man benytte de 4 tegnene 'R' 'e' ':' ' ' i begynnelsen av subject-linja for å indikere at det er et svar på en tidligere sendt mail. Dette gjør at emailprogrammer kan lage meldingstrær osv. Benytter man seg av SV er dette kanskje forstått her i Norge, men ingen vil forstå noe i utlandet. Tenk deg om hvert eneste land benyttet sin egen kode, fra Tyskland ville man kanskje få Be: som kanskje står for Beswahrungen. Unngå kaos, bruk det som er satt i email-standarden, "Re: ". Tenk deg, hva skjer om man skriver en email hvor man synes SV er et kjipt parti med subject som SV: Norges kjipeste parti? Er dette da et svar på en mail eller er det om SV?

Videresending / Forwarding / (fwd)

Man skal aldri videresende mail med mindre det helt åpenbart er offentlig kommunikasjon!
Alle svar på en henvendelse er private beskjeder. Det er like "ok" å videresende en email som det er å ta opp en telefonsamtale og sende opptaket til alle vennene dine. Spør heller personen du fikk mailen av om det er greit aa videresende. Det er mange som synder her ved å spørre som privatperson, en faar kanskje ikke får det svaret en hadde håpet på, for så å videresende svaret til ulike personer for å vise at han som svarte deg er en idiot.
Det er veldig sjelden at bare mailen er all kommunikasjon mellom to parter. Alle som får mailen tilsendt vet neppe innholdet av all tidligere kommunikasjon, kommunikasjon som kan vaere baade email og muntlig. Dette f0rer til at man ikke har det komplette bildet av saken, og kan sammenlignes med aa sitere noen helt ute av sammenheng.

Ymse

Mer om emnet

UiO har en side paa Som omhandler skikk og bruk med elektronisk post som kan vaere verdt aa sjekke ut.

Errata

Skulle du ha noen forslag til forbedringer eller har funnet en feil så ta kontakt med forfatter eller styret i dataklubben.